Թիմի հետ պարբերաբար անցկացվող արդյունավետ հանդիպումներն ունեն մի շարք առավելություններ։ Աշխատակազմի հանդիպումները նախ և առաջ ծառայում են գործնական նպատակի՝ հնարավորություն տալով միանգամից կիսվել կարևոր թարմացումներով, ընկերության և տարբեր նախագծերի հետ կապված նորություններով ամբողջ թիմի հետ: Այն նաև աշխատակիցներին հնարավորություն է տալիս հարցեր տալ, որոնց պատասխանները կարող են օգտակար լինել ողջ թիմի համար։

Աշխատակիցների հետ հանդիպումները շատ կարևոր են նաև, երբ թիմը սկսում է օգտագործել նոր համակարգ կամ ծրագիր։ Մի քանի պարբերական հանդիպումների արդյունքում բոլորը միանգամից կարող են սովորել օգտագործել նոր համակարգերը։

Նշենք նաև, որ նման հանդիպումները դրական մթնոլորտում բոլորին շփվելու և իրենց աշխատանքի մասին պատմելու հնարավորություն են տալիս։ Սա շատ կարևոր է հատկապես, երբ թիմի անդամների մեծ մասն աշխատում է ինքնուրույն: 

Բազմաթիվ ընկերություններ օգտագործում են աշխատակազմի հետ հանդիպումները՝ ձեռքբերումները և աչքի ընկած թիմակիցների աշխատանքը ներկայացնելու համար, ինչը կարող է խթանել աշխատակիցների ներգրավվածությունը և մոտիվացիան։

Ինչպես կազմակերպել արդյունավետ հանդիպումներ

Առանձնացրել ենք մի քանի քայլեր, որոնց հետևելով կկարողանաք կազմակերպել և իրականացնել կառուցողական հանդիպումներ աշխատակազմի հետ։

Օրակարգ մշակեք

Որոշեք հանդիպման նպատակը և պլանավորեք հիմնական թեմաները, որոնց նախատեսում եք անդրադառնալ: Կիսվեք օրակարգով հանդիպման մասնակիցների հետ, որպեսզի վերջիններս իմանան, թե ինչի մասին եք խոսելու և հնարավորություն ունենան նախապատրաստվել։ Եթե պարզապես անցկացնում եք աշխատակազմի հետ հերթական հանդիպումը, ապա հաստատեք մշտական օրակարգ, որը ներառում է այն կետերը, որոնք դուք միշտ նախատեսում եք քննարկել: Նմանատիպ օրակարգի պարագայում կարող եք սկսել՝ կիսվելով նախորդ շաբաթվա ընթացքում կատարված աշխատանքներով, այնուհետև անցնել նախագծի հետ կապված թարմացումներին՝ խոսքը փոխանցելով թիմի անդամներին:

Անդրադարձեք կարևոր տեղեկատվությանը

Աշխատակազմի հետ հանդիպումները պետք է ընդգրկեն ցանկացած կարևոր թարմացում, որը կարող է օգնել թիմի անդամներին արդյունավետորեն կատարել իրենց աշխատանքը: Հատկապես կարևոր է ժամանակ հատկացնել հարցերի համար, եթե դուք բարդ թեմա եք ներկայացնում, օրինակ, եթե փոփոխության է ենթարկվում ընկերության հիմնական քաղաքականությունը: Հիշեք, որ մարդկանց ժամանակը արժեքավոր է, այնպես որ խնայեք փոքր մանրամասները, որոնց մասին կարող եք իրազեկել էլեկտրոնային նամակի միջոցով և փոխարենը, հանդիպմանը հատկացված ժամանակն օգտագործեք բոլորին վերաբերող և բոլորի համար կարևոր տեղեկատվությամբ կիսվելու համար։

Բոլորին մասնակցելու հնարավորություն տվեք 

Որոշ մարդիկ միշտ իրենց հարմարավետ են զգում սեփական կարծիքներով և գաղափարներով հանդիպումների ժամանակ կիսվելիս, մինչդեռ շատերը նախընտրում են լռել: Համոզվելու համար, որ բոլորը կարող են մասնակցել քննարկումներին, խրախուսեք նրանց մասնակցությունը, ովքեր ավելի քիչ են հակված խոսելու: Թույլ տալով բոլորին իրենց ներդրումն ունենալ՝ օգնում եք ստեղծել ներգրավվածության մթնոլորտ, որում լսելի է և կարևորվում է յուրաքանչյուրի ձայնը։

Խրախուսեք հետադարձ կապը

Խնդրեք ձեր թիմին առաջարկել ուղիներ, որոնց միջոցով կարող եք բարելավել աշխատակազմի հետ հանդիպումները: Պարզեք, թե ինչ գաղափարներ ունեն նրանք հանդիպման ժամանակն առավելագույն արդյունավետությամբ օգտագործելու վերաբերյալ: Հարցրեք՝ արդյո՞ք ձեր քննարկած թեմաները կարևոր են նրանց համար, թե՞ կան այլ հարցեր, որոնք պահանջում են թիմի ուշադրությունը: Խրախուսեք և քայլեր ձեռնարկեք, որպեսզի թիմը կիսվի իր անկեղծ կարծիքով և անպայման հաշվի առեք նրանց առաջարկները:

Հանդիպումն ավարտեք ժամանակին

Հանդիպումը ժամանակին ավարտելը խոսում է պրոֆեսիոնալիզմի և թիմակիցների նկատմամբ հարգանքի մասին: Եթե ձեր օրակարգում կան կետեր, որոնց չեք կարող անդրադառնալ հատկացված ժամանակում, ապա կարող եք դրանք ներառել թիմին ուղղված էլեկտրոնային նամակում կամ հաջորդ հանդիպման օրակարգում։

Մինչ հանդիպումն ավարտելը հարցրեք, թե արդյոք մասնակիցներն ունեն վերջնական հարցեր: Կարող եք նաև նշանակել թիմակիցներից մեկին, ով պատասխանատու կլինի ժամանակի համար և պարբերաբար կտեղեկացնի, թե երբ պետք է անցնեք հաջորդ թեմային:

Եզրակացության հանգեք

Եթե մի որոշ ժամանակ քննարկել եք թեմա, որի հետ կապված, այնուամենայնիվ, որոշում չեք կայացրել, ապա դադարեցրեք զրույցը և խնդրեք եզրակացություններ անել: Մտքերը հավաքելը կարող է օգնել ձեզ մտածել հանդիպման թեմայի մասին այլ տեսանկյունից: Կարող եք նաև բոլորին խնդրել, որ մտածեն որոշակի դժվար հարցի լուծումների մասին, երբ հանդիպումն ավարտվի, և նորից անդրադառնալ այդ հարցին հաջորդ հանդիպմանը:

Ինչպես նշեցինք, աշխատակազմի հետ հանդիպումները հնարավորություն են տալիս ղեկավարներին լսել աշխատակիցների կարծիքները տարբեր հարցերի վերաբերյալ: Այն հնարավորություն է տալիս մտածել աշխատավայրում առկա կամ նախագծերի հետ կապված խնդիրների համար արդյունավետ լուծումներ գտնելու մասին։ Պակաս արժեքավոր չեն նաև առաջարկները կամ կառուցողական արձագանքները ղեկավարության որոշումների կամ քաղաքականության վերաբերյալ, որոնք կարող են օգտակար լինել որոշումներ կայացնելիս: