Եվս մեկ ժամ և ամեն ինչ կավարտեմ․․․ Հաճա՞խ եք աշխատանքային օրվա վերջում նման մտքեր ունեցել։ Ամեն ինչ հասցնելու համար միշտ չէ, որ հարկավոր է ավելի շատ ժամեր տրամադրել, իրականում խնդիրը ձեր ունեցած ժամանակն ավելի արդյունավետ կառավարելու մեջ է։

Ինչպե՞ս արդյունավետորեն կառավարել ժամանակը՝ խուսափելով այն վատնող սովորություններից և ինչպիսի՞ ժամանակակից մեթոդներ կան, որոնք օգնում են ամեն ինչ հասցնել։ Այս մասին է մեր այսօրվա բլոգը։

4 մեթոդ՝ ժամանակն արդյունավետ կառավարելու համար

Ստորև անդրադառնում ենք մի քանի մեթոդի, որոնց օգնությամբ կկարողանաք առավելագույն արդյունավետությամբ օգտագործել ձեր աշխատանքային ժամանակը՝ պահպանելով վերջնաժամկետները, չունենալով առաջադրանքները հետաձգելու կամ դրանց կատարման համար լրացուցիչ ժամեր հատկացնելու կարիք, և իհարկե, պահպանելով աշխատանք-անձնական կյանք հավասարակշռությունը։

Pomodoro մեթոդ

Ինքներդ ձեզ տվեք 25 րոպե ժամանակ՝ որևէ առաջադրանք կատարելու համար։ Այդ ընթացքում կենտրոնացեք միայն տվյալ առաջադրանքի վրա։ Այնուհետև կարճ ընդմիջում արեք՝ հատկացնելով 5 րոպե։ Այս ընթացքում հնարավորինս հեռացրեք ուշադրությունը շեղող գործոնները, օրինակ՝ անջատեք ծանուցումները կամ կողմնակի աղմուկից խուսափելու համար օգտագործեք ականջակալներ: Եթե ավարտել եք 90 րոպե տևողությամբ աշխատանքը, ապա ընդմիջումը երկարացրեք մինչև 10 կամ 15 րոպե: 

Pomodoro մեթոդի նպատակն է ստեղծել առաջադրանքի կատարման հրատապության զգացում և օգնել կենտրոնանալ յուրաքանչյուր առաջադրանքի վրա՝ միաժամանակ ապահովելով ողջ օրվա ընթացքում հանգստանալուն հատկացվելիք ընդմիջումները։ Այս մեթոդով աշխատելու պարագայում աշխատանքային օրվա ընթացքում կհասցնեք պարբերաբար թարմանալ և պահպանել մոտիվացիան, իսկ օրվա ավարտին ձեզ ուժասպառ չեք զգա։

Էյզենհաուերի մատրիցա

Առաջադրանքները դասակարգելիս փորձեք օգտագործել Էյզենհաուերի մատրիցան: Այն ենթադրում է առաջադրանքների խմբավորում հետևյալ չորս կատեգորիաներից մեկում։

Հրատապ և կարևոր։ Այստեղ առանձնացված առաջադրանքների վրա պետք է աշխատեք անմիջապես։

Ոչ հրատապ և կարևոր։ Այս առաջադրանքները կարևոր են, բայց դուք կարող եք կատարել դրանք ավելի ուշ:

Հրատապ և ոչ կարևոր։ Այս առաջադրանքները պետք է կատարվեն անմիջապես, բայց դրանք չափազանց կարևոր չեն, և դուք կարող եք, հնարավորության դեպքում, պատվիրակել դրանք մեկ ուրիշին:

Ոչ հրատապ և ոչ կարևոր։ Սրանք այն առաջադրանքներ են, որոնք դուք կարող եք նաև չանել կամ անել, երբ ունեք ազատ ժամանակ։

«Ուտել գորտին»

Ժամանակի կառավարման Eat the frog տեխնիկան հիմնված է ամենաբարդ առաջադրանքներին առաջնահերթություն տալու գաղափարի վրա։  Մեթոդը ենթադրում է, որ դուք ընտրում եք ամենակարևոր, ամենաբարդ կամ ամենաանցանկալի առաջադրանքը՝ «գորտին» և հաջորդ աշխատանքային օրը սկսում եք «գորտով», որից հետո կարող եք անցնել օրվա մնացած գործերին։

«Գորտը» կարող է լինել մի առաջադրանք, որը պահանջում է ձեր ամբողջ ուշադրությունն՝ իր կարևորության կամ դժվարության պատճառով և որից դուք խուսափում էիք, քանի որ այն ձանձրալի է, բարդ կամ պահանջում է շատ ջանքեր։ 

Այս մեթոդի առավելությունը նրանում է, որ առավոտյան ամենակարևոր կամ ամենաբարդ առաջադրանքը կատարելը երաշխավորում է, որ ձեր ամենօրյա մնացած առաջադրանքներն ավելի հեշտ կլինի իրականացնել, ինչը ձեզ կմոտիվացնի։

Այս տեխնիկայի շնորհիվ առաջնահերթ առաջադրանքները դառնում են ավելի հեշտ, իսկ աշխատանքային օրվա մնացած մասը մնում է ավելի հաճելի և դյուրին գործերի համար։

Չնայած հնարավորինս արագ և վաղ ամենաբարդ խնդիրները լուծելը կարևոր և մոտիվացնող է, սակայն բոլորի համար չէ, որ առավոտյան «գորտ» ուտելը կարող է արդյունավետ օրվա սկիզբ թվալ։ Այստեղ էլ ի հայտ է գալիս մեթոդի հիմնական բացասական կողմը՝ օրվա դժվար սկիզբը։ 

Պարետոյի սկզբունք

Պարետոյի սկզբունքը, որը հայտնի է նաև 80/20 կանոն անվանումով, առաջին հերթին կարևորում է աշխատանքի արդյունքը։ Այն ենթադրում է, որ նախ և առաջ կենտրոնանում եք ձեր այն առաջադրանքների 20%-ի կատարման վրա, որոնք ապահովում են արդյունքների 80%-ը: Այս մեթոդն առաջին հերթին օգնում է կատարել ամենաարդյունավետ առաջադրանքները: Պարետոյի մեթոդն այդպիսով օգնում է նաև բարելավել խնդիրներ լուծելու հմտությունը։

Ուսումնասիրեք, փորձեք և ընտրեք ժամանակի կառավարման այն մեթոդը, որն աշխատում է ձեզ համար։ Եթե դուք սովորություն ունեք թողնել գործերը մինչև վերջին րոպեն, ապա փորձեք «Գորտին ուտելու» մեթոդը, իսկ եթե դժվարանում եք կենտրոնանալ առաջադրանքի վրա, ապա փորձեք կարճ ընդմիջումներով ավելի ինտենսիվ աշխատելու Pomodoro տեխնիկան:

Եվս մի քանի խորհուրդ

Պլանավորեք ձեր օրը

Յուրաքանչյուր օրվա ավարտին հինգ րոպե տրամադրեք՝ հաջորդ օրվա անելիքները նախանշելու համար: Սա կարող է մեծացնել մոտիվացիան, քանի որ դուք գիտեք, թե ինչ եք անելու հաջորդ օրը, նախքան նույնիսկ աշխատավայր մուտք գործելը:

Պլանավորումն օգնում է ավելի արդյունավետ բաշխել ժամանակը` ապահովելով, որ բավարար ժամանակ ունենաք առաջադրանքներն ավարտելու համար՝ առանց շտապելու կամ ծանրաբեռնվածության: 

Աշխատանքային օրը պլանավորելիս հաշվի առեք նաև անսպասելի իրադարձությունները, հանդիպումները և գործերը, որոնք կարող են հայտնվել։ Նման  ճկունությունը հնարավորություն է տալիս անդրադառնալ անսպասելի առաջադրանքներին կամ արձագանքել հրատապ հարցումներին՝ միաժամանակ պահպանելով օրվա անելիքների ժամանակացույցը և հասցնելով կատարել պլանավորված գործերը։

Խմբավորեք առաջադրանքները

Խմբավորեք նմանատիպ առաջադրանքները միասին և կատարեք դրանք որոշակի ժամանակահատվածում: Նմանատիպ առաջադրանքների պարագայում մեկից մյուսին անցնելն ավելի դյուրին է, քան տարբեր առաջադրանքների դեպքում, երբ ամեն անգամ միմյանց հետ կապ չունեցող խնդիրների վրա ուշադրությունը կենտրոնացնելը լրացուցիչ ժամանակ կարող է պահանջել։

Հատկացրեք կոնկրետ ժամանակահատված՝ նամակներին պատասխանելու, հեռախոսազանգեր կատարելու, փաստաթղթեր ներկայացնելու և այլ գործառույթներ իրականացնելու համար: Օրինակ, եթե զբաղված եք հաշվետվություն պատրաստելու գործով, մի պատասխանեք այդ պահին ստացվող էլեկտրոնային նամակներին և հաղորդագրություններին, քանի որ դրանք շեղելու են ձեզ, իսկ կրկին հաշվետվության վրա ուշադրությունը կենտրոնացնելը պահանջելու է լրացուցիչ ջանքեր և ժամանակ։ 

Սահմանեք վերջնաժամկետներ

Առաջադրանքների համար սահմանեք վերջնաժամկետներ: Սա կարող է հրատապության զգացում առաջացնել և դրդել ձեզ կենտրոնանալ՝ նշված ժամանակահատվածում առաջադրանքը կատարելու համար։ Բացի այդ վերջնաժամկետները ծառայում են որպես ուղենիշներ, որոնք օգնում են հետևել ձեր առաջընթացին և վերանայել տարբեր առաջադրանքներին հատկացվող ջանքերը և ժամանակը։ Գնահատելով յուրաքանչյուր առաջադրանքին հատկացվող ժամանակը՝ դիտարկեք ավելի սեղմ վերջնաժամկետներ սահմանելու հնարավորությունը: 

Հետևեք ժամանակին

Հետևեք, թե որքան ժամանակ եք աշխատում որոշակի առաջադրանքների վրա: Օրինակ, կարող եք կազմել աղյուսակ, որտեղ կնշեք, թե տարբեր բնույթի առաջադրանքներ կատարելու համար որքան ժամանակ է պահանջվում։ Սա կօգնի բացահայտել ձեր աշխատանքային օրինաչափությունները և քայլեր ձեռնարկել՝ արդյունավետությունը բարելավելու նպատակով։

Յուրաքանչյուր ոք ունի արդյունավետ աշխատանքի տարբեր օրինաչափություններ։ Օրինակ, որոշ մարդիկ շատ ավելի արդյունավետ են օրվա վաղ ժամերին, մինչդեռ մյուսները կարող են առավելագույն արդյունավետությամբ աշխատել ճաշից հետո: Իմանալով, թե օրվա որ ժամերն են ձեզ համար ամենաարդյունավետը, կարող եք այդ ժամանակահատվածն օգտագործել ամենակարևոր առաջադրանքների կատարման համար։ Ավելի արագ կամ դյուրին առաջադրանքները թողեք, այսպես ասած, ոչ արդյունավետ ժամերին, իսկ ձեր առավելագույն արդյունավետության ընթացքը հատկացրեք ավելի տևական և առաջնահերթ խնդիրներին:

Փորձեք «ավտոմատացնել» կրկնվող գործընթացները

Հնարավորության դեպքում ավտոմատացրեք ձեր աշխատանքային գործընթացները: Մտածեք՝ արդյո՞ք կան այնպիսի առաջադրանքներ, որոնք հաճախ եք կատարում, օրինակ՝ եթե որոշ տեսակի նամակներին սովորաբար նույնաբովանդակ պատասխաններ եք ուղարկում, ապա նույն պատասխանները բազմիցս մուտքագրելուց խուսափելու համար ունեցեք պատրաստի տեքստ, որը կարող եք ամեն անգամ ուղարկել: Տնտեսված ժամանակը կարող եք օգտագործել ավելի բարդ խնդիրների լուծման ուղղությամբ աշխատելու նպատակով։

Ժամանակը սահմանափակ ռեսուրս է, և այն, թե ինչպես ենք մենք այն օգտագործում, անմիջականորեն ազդում է մեր մասնագիտական և անձնական կյանքի որակի վրա։ Այդ հմտություններն օգնում են զգալիորեն բարձրացնել արդյունավետությունը և նվազեցնել սթրեսի հավանականությունը։ 

Անկախ նրանից՝ ուսանող եք, ծնող, աշխատում եք ամբողջական, թե կես դրույքով, ժամանակի կառավարման հմտությունները կենսական նշանակություն ունեն հավասարակշռված կյանք վարելու համար: