Պարբերաբար հրապարակվող հետազոտությունների տվյալները վկայում են՝ հեռավար աշխատանքն ավելի ու ավելի մեծ տարածում է գտնում ամբողջ աշխարհում։ Ժամանակակից հաղորդակցական տեխնոլոգիաների առաջընթացը հնարավոր դարձրեց արդյունավետ աշխատանքի իրականացումը նաև գրասենյակից դուրս։

 

Բազմաթիվ ընկերություններ անցում են կատարում ամբողջովին հեռավար ձևաչափի, մյուսներն առաջարկում են հիբրիդային աշխատանքի հնարավորություն՝ պայմանավորված այս կամ այն հաստիքի առանձնահատկություններով։

 

Հեռավար աշխատանքն ունի բազմաթիվ առավելություններ թե՛ աշխատակիցների և թե՛ կազմակերպությունների համար։ Դրական կողմերի հետ մեկտեղ, սակայն, առկա են մարտահրավերներ, որոնց կառավարման գործում թերանալը կարող է ռիսկերի հանգեցնել։

 

Հեռավար աշխատանքը ընկերության մենեջմենթի կողմից պահանջում է շարունակական և ակտիվ ջանքեր՝ աշխատանքի արդյունավետությունը պահպանելու և թիմակիցների ներգրավվածությունն ու կապն ապահովելու նպատակով: 

 

Ինչպե՞ս աշխատել հեռավար թիմերի հետ, ինչպե՞ս կազմակերպել հաղորդակցությունը և ի՞նչ անել, որպեսզի աշխատակիցները չկորցնեն թիմային ոգին։ Հեռավար աշխատանքի արդյունավետությունը պայմանավորող այս հարցերի պատասխանները՝ մեր բլոգում։

 

Հաշվի առնելով հեռավար աշխատանքի կազմակերպման գործում առկա լավագույն փորձը՝ ստորև ներկայացնում ենք մի քանի խորհուրդ, որոնք կօգնեն բիզնես առաջնորդներին և մենեջերներին արդյունավետորեն իրականացնել հեռավար թիմերի աշխատանքի կառավարումը։

 

Հաշվի առեք մարտահրավերները

Անխափան հաղորդակցության կազմակերպումը, աշխատակիցներին անհրաժեշտ տեխնիկական միջոցներով ապահովելը, առցանց հանդիպումների քանակի և տևողության կարգավորումը, կատարված աշխատանքի արդյունավետության չափումը և վիտուալ հարթակում թիմակիցների համագործակցության խթանումն այն խնդիրներից մի քանիսն են, որոնց հաջող լուծումներով է պայմանավորված հեռավար աշխատանքի արդյունավետությունը։

 

Միաժամանակ, այն խնդիրները, որոնց բախվում են առանձին աշխատակիցները հեռավար աշխատելիս, ևս կարող են պահանջել ընկերության մենեջմենթի միջամտությունը։ Գուցե որոշ աշխատակիցներ աջակցության կարիք ունենան ժամանակի կառավարման, տեխնիկական միջոցներից օգտվելու կամ մոտիվացիայի հետ կապված մարտահրավերների հաղթահարման գործում։

 

Սահմանեք հստակ ակնկալիքներ

Համոզվեք, որ աշխատակիցները տեղյակ են, թե իրենցից ինչ արդյունքներ են ակնկալվում։ Կախված աշխատանքի կազմակերպման ընկերության ներքին քաղաքականությունից՝ կատարված աշխատանքի վերաբերյալ տեղեկատվություն ներկայացնելը կարող է տարբեր պարբերականությամբ պահանջվել․ որոշ մենեջերներ ակնկալում են ամենօրյա թարմացումներ թիմի յուրաքանչյուր անդամ կողմից, մինչդեռ մյուսները նախընտրում են շաբաթական զեկույցներ։

 

Այս հարցում ձեզ կարող են օգնել առաջադրանքների կառավարման բազմաթիվ առցանց գործիքները, որոնց հեշտացնում են առաջադրանքների հանձնարարման և դրանց կատարման ընթացքի վերաբերյալ ցանկացած պահի տեղեկատվություն ստանալու գործընթացը։

 

Մշակեք ներքին հաղորդակցության ռազմավարություն

Հեռավար թիմերի միջև հաղորդակցությունը հիմնաքարային դեր ունի։ Կարևոր է, որպեսզի աշխատակիցները տեղեկացված լինեն հաղորդակցության հետ կապված կանոնակարգերի և միջոցների մասին, որոնք կիրառելու են իրենց ամենօրյա աշխատանքում։ 

 

Հաղորդակցության ռազմավարության մեջ հստակորեն սահմանեք այն դեպքերը, երբ կարող է առաջանալ տեսազանգի անհրաժեշտություն՝ ամբողջ թիմի մասնակցությամբ։ Նշեք, թե որ դեպքերում է նախընտրելի հաղորդակցվել էլեկտրոնային նամակների միջոցով և որ դեպքերում աշխատակիցները կարող են կարճ հաղորդագրությունների միջոցով քննարկել որոշակի հարցեր։ Եթե  նախատեսում եք ամեն օր տեսազանգ իրականացնել, նշեք դրա տևողությունը և այն հարցերի շրջանակը, որոնք ենթակա են ընդհանուր քննարկման այդ հանդիպումների ընթացքում։

 

 

Մշտական կապի մեջ եղեք թիմի անդամների հետ

Օրական մի քանի րոպե տրամադրեք հեռավար աշխատողների հետ շփվելու համար՝ ցանկացած հարմար տարբերակով՝ լինի դա կարճ հաղորդագրությունների, տեսազանգի թե հեռախոսազանգի միջոցով։ 

 

Որքան էլ առաջադրանքների կառավարման հարթակում հետևեք կատարվող աշխատանքին, միևնույն է, շփումը թիմակիցների հետ անհրաժեշտ է։ Հեռավար աշխատանքը բացառում է կենդանի շփումը, ինչը մեծ նշանակություն ունի ընկերության ներքին մշակույթի համար։ Ամեն օր աշխատակիցների հետ կապի մեջ լինելը թույլ է տալիս լրացնել այս բացը։

 

Ժամանակ չհատկացնելով աշխատակիցների հետ ամենօրյա շփումներին՝ մեծացնում եք նրանց մոտ դեմոտիվացիայի առաջացման և կատարողականի նվազման ռիսկերը։ Թիմի յուրաքանչյուր անդամի հետ հետևողական փոխգործակցությունը կապահովի, որ նրանք ներառված և գնահատված զգան:

 

Պարբերական թիմային հանդիպումներ կազմակերպեք

Կանոնավոր խմբային հանդիպումներ կազմակերպելը կարևոր է անկախ նրանից՝ թիմն ամբողջությամբ հեռավար է, թե մի մասն աշխատում է հիբրիդային ձևաչափով։ Վիրտուալ թիմային հանդիպումները և գործնական քննարկումները խթանում են թիմային միասնության զգացումը և օգնում աշխատակիցների միջև կապ հաստատել։ Այն օգնում է վերջիններիս ճանաչել միմյանց և կարևորել համագործակցությունը թիմի ներսում։ 

 

Թիմային հանդիպումների ընթացքում հնարավորություն տվեք աշխատակիցներին արտահայտել իրենց մտքերը, առաջարկել գաղափարներ և մոտեցումներ, ստեղծեք վստահության մթնոլորտ, որտեղ նրանք առանց կաշկանդվելու կբարձրաձայնեն նաև մտահոգությունները։

 

Թեև թիմային պարբերական հանդիպումները և քննարկումներն անհրաժեշտ են, սակայն դրանք պետք է իրականացնեք հստակ քանակով և ժամանակային սահմանափակումներով՝ խուսափելու համար տեսահանդիպումների արդյունքում աշխատակիցների գերհոգնածությունից։ Խմբային հանդիպումներում երկար ժամերով համակարգչի դիմաց նստելը հոգնեցուցիչ է և հաճախ նվազեցնում է աշխատակիցների արդյունավետությունը: 

 

Հեռավար աշխատող թիմերի մոտ հաճախ հանդիպող այս խնդրից խուսափելու նպատակով բացառեք ոչ անհրաժեշտ տեսազանգերը։ Շատ հաճախ աշխատակիցները բողոքում են, որ, ժամանակ հատկացնելով երկարատև հանդիպումներին, չեն հասցնում ավարտել իրենց առաջադրանքները։ Մինչ տեսազանգով հանդիպում կազմակերպելը մտածեք, թե արդյոք այն անհրաժեշտ է և թիմակիցներից ում ներկայությունն է պարտադիր։ Եթե աշխատողների մի մասին հանդիպման արդյունքներն անհրաժեշտ են պարզապես տեղեկացված լինելու համար, ապա ավելի ճիշտ կլինի հանդիպմանը միանալու փոխարեն նրանց սեփական առաջադրանքների վրա աշխատելու հնարավորություն տալը, իսկ արդյունքների մասին էլեկտրոնային նամակով իրազեկելը։

 

Տեսազանգերի միջոցով ավելորդ հանդիպումներից խուսափելու ևս մեկ միջոց է հաղորդակցության այլընտրանքային մեթոդների կիրառումը։ Կապի մեջ մնալու և աշխատանքային որոշակի հարցեր քննարկելու համար արդյունավետ կարող  է լինել նամակագրությունն էլեկտրոնային փոստով կամ կարճ հաղորդագրություններ ուղարկելը։

 

Խրախուսեք նաև աշխատակիցներին, որպեսզի տեսազանգով միմյանց հետ հաղորդակցվեն միայն անհրաժեշտության դեպքում։

 

Ժամանակ հատկացրեք թիմակիցների հետ անհատական զրույցներին

Հաճախ բարդ է լինում բազմազբաղ աշխատանքային առօրյայում ժամանակ հատկացնել անհատական զրույցներին և, թվում է, թե այս ոչ այնքան կարևոր խոսակցությունները կարող են սպասել։ Սակայն մարդկային ռեսուրսների կառավարման ոլորտում լայնորեն տարածված անհատական զրույցների ձևաչափը կարևոր նշանակություն ունի հեռավար թիմերի կառավարման համար:

 

Ամսական 2 անգամ կես ժամ հատկացրեք անհատական հանդիպումներին։ Դրանք լավ առիթ են հետադարձ կապի ապահովման համար․ դուք կարող եք աշխատակցի գործունեության վերաբերյալ ձեր կարծիքով կիսվել, իսկ նա հնարավորություն կունենա բարձրացնելու իրեն հուզող հարցերը։ 

 

Եղեք թափանցիկ

Աշխատակիցների հետ վստահելի և դրական հարաբերությունների կառուցման հիմքում թափանցիկությունն է։ Սա հատկապես կարևոր է թիմակիցների հեռավար աշխատանքը կառավարելիս, քանի որ վստահության մթնոլորտի ստեղծումը կարող է դժվար լինել, երբ թիմի անդամները ֆիզիկապես ներկա չեն: 

 

Աջակցեք թիմակիցներին ընկերության կարճաժամկետ և երկարաժամկետ նպատակների, տեսլականի, ինչպես նաև խնդիրների և մարտահրավերների մասին լիարժեք պատկերացում կազմելու գործում։ Դա կօգնի նրանց հասկանալ և արժևորել կազմակերպության մեջ իրենց դերը և մոտիվացված աշխատել ընդհանուր նպատակներին հասնելու համար։ Միաժամանակ դա կխթանի թիմի նորարարական մոտեցումը․ չէ՞ որ թափանցիկ մշակույթ ունեցող ընկերությունում աշխատակիցները բավարար չափով հարմարավետ և ազատ են զգում` նոր գաղափարներով հանդես գալու համար։

 

 

Ներառեք բոլորին

Միևնույն ֆիզիկական տարածքում գտնվելով՝ հեշտ է աշխատակիցներին ներառել տարբեր քննարկումների մեջ։ Երբեմն ինքնաբուխ խոսակցությունները գրասենյակում վերածվում են աշխատանքային քննարկումների, որոնք ավարտվում են որոշումների կայացմամբ։ Նման զրույցների ընթացքում թիմակիցները կարող են արտահայտել իրենց կարծիքը և հանդես գալ արժեքավոր առաջարկներով։ 

 

Այսպիսի դեպքերում փորձեք ներգրավել նաև հեռավար աշխատող թիմակիցներին՝ իրազեկելով քննարկումների, կայացված որոշումների մասին և հարցնելով նրանց կարծիքը՝ քննարկված հարցերի վերաբերյալ։ 

 

Օգտագործեք առցանց գործիքներ 

Մեկ ընդհանուր վիրտուալ հարթակում բոլոր աշխատանքները կենտրոնացնելու համար առկա են մի շարք ծրագրեր, որոնց շնորհիվ կկարողանաք հաջողությամբ կառավարել հեռավար թիմերի աշխատանքը: Այդ գործիքներն ապահովում են առցանց հաղորդակցության բարձր արդյունավետություն՝ փոխարինելով դեմ առ դեմ շփմանը։

Այդպիսի գործիքներից են․

✓ առաջադրանքների կառավարման համար՝ Jira, Asana, Trello, Monday.com

✓ հաղորդագրությունների համար՝ Slack, Microsoft Teams, Google Chat 

✓ տեսահանդիպումների համար՝ Zoom, Microsoft Teams, Google Meet

 

Բացառեք միկրոմենեջմենթը

Աշխատակիցների համար հեռավար աշխատանքի առավելություններից մեկն անկախ աշխատելու հնարավորությունն է: Աշխատելով  հեռավար թիմերի հետ և չկարողանալով պարբերաբար մտնել աշխատասենյակ և ստուգել կատարվող աշխատանքները` կարող եք ենթադրել, որ թիմակիցները չեն աշխատում կամ բավարար ուշադրություն չեն հատկացնում ձեր հանձնարարած առաջադրանքներին: 

 

Այս դեպքում հեռավար աշխատողներին օրվա ընթացքում բազմաթիվ հաղորդագրություններ ուղարկելով և առաջընթացի վերաբերյալ անընդհատ հարցեր տալով՝ կարող եք խաթարել նրանց աշխատանքային գործընթացը, շեղել ուշադրությունը և, ի վերջո, դառնալ աշխատակցի սթրեսային վիճակի պատճառը։ Աշխատակիցները կարող են մտածել, որ իրենց չեք վստահում կամ թերագնահատում եք նրանց մասնագիտական կարողությունները։

 

Հրաժարվեք նման մոտեցումից և փոխարենը, կենտրոնացեք նպատակների և արդյունքների վրա, այլ ոչ թե համակարգչի դիմաց աշխատակցի անցկացրած ժամերի քանակի: Քանի դեռ աշխատակիցը պատշաճ կերպով կատարում է իր աշխատանքը, պետք չէ նրան ծանրաբեռնել ավելորդ վերահսկողությամբ։ 

 

Հաշվի առնելով հեռավար աշխատանքի տարածման միտումները՝ հնարավոր է ապագայում եթե ոչ լիովին, ապա որոշ հաստիքների հետ կապված դուք ևս ստիպված լինեք ընդունել այս ձևաչափը։ Կիրառեք տեխնոլոգիական գործիքներ, սահմանեք հաղորդակցման ռազմավարություններ, ցուցաբերեք ճկուն և նորարար աշխատանքային մոտեցում և կկարողանաք հաղթահարել հեռավար աշխատանքի բոլոր մարտահրավերները և ստեղծել արդյունավետ վիրտուալ աշխատանքային միջավայր: